เทคโนโลยี สารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) มี ความสำคัญและความจำเป็นอย่างยิ่งต่อการส่งเสริม สนับสนุนในการบริหารจัดการระบบสารสนเทศภายในองค์การและภายนอกองค์กรเพื่อ เกิดความสะดวก รวดเร็ว แม่นยำและมีประสิทธิภาพ ดังนั้นควรมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้

1.ฮาร์ดแวร์ (hardware) เป็นเครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการจัดระบบสารสนเทศ ในแต่ละประเภทของการใช้งาน

2.ซอฟต์แวร์ (software) ต้อง มีซอฟต์แวร์ ที่จะนำมาใช้ในการบริหารจัดการระบบสารสนเทศ ที่เหมาะสมและมีประสิทธิ ซึ่งจะต้องมีทั้งโปรแกรมจัดการระบบฐานข้อมูล ระบบปฏิบัติการเครือข่าย (Network Operating System) และโปรแกรมประเภทต่าง ๆ ให้เกิดระบบการไหลเวียนของข้อมูลและสารสนเทศได้อย่างสะดวก รวดเร็ว แม่นยำและมีประสิทธิภาพสูงสุด

3. พีเพิลแวร์ (peopleware) ควรมีทรัพยากรบุคคลที่มีความรู้ความสามารถ ที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการระบบข้อมูลและสารสนเทศ
การพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และหน้าที่อื่น ๆ ตามที่มีความจำเป็นอย่างเหมาะสม

4. เครือข่าย (network ) ระบบ เครือข่ายมีความจำเป็นอย่างยิ่งต่อการติดต่อ สื่อสาร แลกเปลี่ยน การใช้ร่วมกันของ ข้อมูลและสารสนเทศ ระหว่างหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ โดยเฉพาะเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Computer Nertwork) ในระบบต่าง ๆ เช่น เครือข่ายท้องถิ่น (Local Area Network : LAN) เครือข่ายอินทราเน็ต เครือข่ายอินเตอร์เน็ต และเครือข่ายเอ็กทราเน็ต เป็นต้น

5.การบริหารจัดการสารสนเทศ (Management Information System) ควร มีการ บริหารจัดการระบบข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การไหลเวียนของข้อมูลสารเทศ ระบบรักษาความปลอดภัย การกำหนดสิทธิการใช้ระบบฐานข้อมูล การบำรุงดูแลรักษา การตรวจความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน เป็นต้น

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ

ยังมีการสับสนอยู่มากระหว่างคำว่าระบบสารสนเทศ(Information System)กับเทคโนโลยีสารสนเทศ(Information Technology) ความจริงทั้งสองคำคือสิ่งเดียวกันแต่แตกต่างกันที่เทคโนโลยีในส่วนแรกหมายถึงระบบที่มีการนำข้อมูลดิบไปประมวลผลให้อยู่ในรูปสารสนเทศที่พร้อมใช้งานเช่น การอ่านข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์แล้วไปเล่าต่อให้อีกคนหนึ่งฟัง ก็ถือได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศอย่างหนึ่งแล้ว เพราะมีการอ่านข้อมูลดิบจากแหล่งข่าวสารแล้วมีการประมวลผลในสมองบันทึกจดจำ และมีการแจกจ่ายไปยังบุคคลอื่นแต่ในกรณีเดียวกันนี้ถ้ามีเทคโนโลยีเข้าช่วยเช่นทำการป้อนข้อความในข่าวนั้นด้วยเครื่องแสกนเนอร์แล้วบันทึกเป็นไฟล์ภาพทำการส่งผ่านEmailไปยังบุคคลที่ต้องการทั้งสองวิธีการนี้มีวัตถุประสงค์เดียวกันคือต้องการเผยแพร่ข่าวสารไปยังบุคคลอื่นแต่ใช้วิธีการที่ต่างกันวิธีหลังนี้เองที่เรียกกันว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” กล่าวคือมีการใช้เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ช่วยเหลือในการนำเข้าข้อมูล จัดเก็บ บันทึก ประมวลผล แจกจ่าย ส่งผ่านข้อมูล ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำและได้ข้อมูลครบถ้วนกว่าวิธีการแรก ดังนั้นเพื่อความเข้าใจของคำสองคำนี้เพิ่มขึ้นจะอธิบายด้วยแผนภาพดังนี้

ระบบสารสนเทศที่ไม่ใช้เทคโนโลยี ( Non Information Technology )

แหล่งกำเนิดของข้อมูล(Source of Data)การนำข้อมูลเข้าระบบ ( Data Entry)การบันทึกข้อมูลลงหน่วยความจำ (Data Storage)การนำสารสนเทศไปใช้(Application)

เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถพัฒนาข้อมูลต่างๆ ในระบบสารสนเทศให้อยู่ในรูปของ “ สารสนเทศ ” ที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที “ Information Technology is an Enabling tool for developing information system ”